Vaak lopen mt-vergaderingen standaard uit. Wat er ook gedaan wordt, de agenda aanpassen, de stukken eerder versturen of volgens een vaste methodiek de punten bespreken, het blijft energie vreten. Na zo’n vergadering is iedereen meestal afgepeigerd, niet alleen de verantwoordelijke managers of directeuren, maar zelfs ook de collega’s die als gast zijn aangeschoven.

Is jullie overleg ook zo’n ellenlange zit?

Een besluit vraagt om een uitgebreide discussie waarin alle facetten van het onderwerp worden belicht. Details zijn belangrijk, vanzelfsprekend, net als de mening van alle collega’s, ook als jullie met velen zijn. De verantwoordelijkheid is groot, besluiten neem je immers niet zo maar. Dat allemaal kost nu eenmaal tijd. En energie …

Of kan dat ook anders?

Aan het einde van een van mijn interim opdrachten was ik te gast bij het managementteam. Mijn opvolger was net begonnen, we zaten in de overdracht en hij had het mt-lidmaatschap al van mij overgenomen. De maanden daarvoor had ik met een projectteam gewerkt aan een innovatie; dat had geleid tot een baanbrekend concept. Nu zat ik, samen met de projectleider, aan de andere kant van de vergadertafel. Wat een leerervaring was dat!

Presenteren voelde als verantwoorden. Er kwam een spervuur van vragen op ons af. Over van alles en nog wat. Over pagina 9, alinea 3, regel 7. Over de risicomatrix in bijlage 6 van versie 3.8 van de projectbeschrijving. Over de verdeling tussen de verschillende kostenposten van het projectbudget, hoewel we daar keurig binnen waren gebleven. Enzovoorts. Uiteraard hadden we een antwoord op iedere vraag, maar de moed zakte ons wel bijna in de schoenen.

In de eenvoud zit de kracht van excelleren.

Als je de kern te pakken hebt, kun je echt vaart maken met de plannen binnen jouw organisatie. De toekomst blijft onzeker, hoeveel detailvragen je ook stelt. Een concept of een innovatie is geen proven business en zal dat vooraf nooit worden. Ondernemen is risico nemen, die trivialiteit kent iedereen. De vragen die ons werden gesteld, gingen helaas meer over de twijfel, de onzekerheid en het uitstelgedrag van dat managementteam. En de projectleider en ik? Wij zaten maar te wachten op die ene vraag die echt belangrijk was.

Succesvol ondernemen gaat voor mij over de drie-eenheid van strategie, mensen en geld. Past het concept bij de ontwikkelingen in de markt? Hebben we er de juiste mensen voor, zijn die beschikbaar en geloven ze in het plan? Als het antwoord hierop twee keer volmondig ja is, rest er nog maar één andere vraag.

“Wat hebben jullie nodig om hier een succes van te maken?”

Stel hem gerust. Mijn ervaring is dat de wensen vanuit het projectteam ruim binnen het mandaat van het managementteam blijven. Vaak gaat het om de beschikbaarheid van één of twee belangrijke collega’s, over voldoende tijd of over een bescheiden projectbudget. Als dit destijds aan de projectleider en mij was gevraagd, waren we gaan vliegen. Dan waren we vol enthousiasme het mt-overleg uitgerend. We hadden verantwoordelijkheid genomen, desnoods weekenden lang doorgewerkt, net zolang totdat we van die innovatie een succes hadden gemaakt.

Hoe energiek jij en je collega’s uit de volgende vergadering stappen, heeft alles te maken met hoe jij jezelf als manager of directeur ziet. Ben je er voor het vermijden van risico’s? Zorgen dat er niets fout gaat? Details doorzagen? Of zie jij jezelf liever in een andere rol? Met als uitdaging je collega’s maximaal te ondersteunen om bijzondere dingen voor elkaar te krijgen.

Welke vraag stel jij in het volgende mt-overleg?

 

Wil je ook veel effectiever vergaderen? Ben je toe aan een betere besluitvorming die ook nog eens door iedereen wordt gedragen?

Kies de ondersteuning waarmee ik jullie succesvol kan laten worden:

© Ineke Walravens